Veiligheidsrondgangen zijn een ideale manier om in dialoog te gaan met je medewerkers over zowel veilig als onveilig gedrag. Het geven van feedback is daarbij een essentieel onderdeel. Echter loopt het geven van feedback niet altijd even vlot! Als leidinggevende heb je een hiërarchische relatie en moet je onmiddellijk reageren wanneer je tijdens je rondgangen onveilig gedrag of niet naleving van procedures of werkinstructies vaststelt. Feedback door leidinggevenden kan zelfs leiden tot heftige emoties op de werkvloer! Heb je ook al gelijkaardige situaties meegemaakt? En hoe komt dit? In deze blog zoomen we in op onveilig gedrag op de werkvloer en geven we 4 feedback tips voor leiders op basis van gedragswetenschappelijke inzichten.
Met feedforward kan je dezelfde zaken ter sprake brengen als bij feedback, maar op een positievere manier.
Wanneer een leidinggevende feedback geeft, dan wordt dit vaak geassocieerd met beoordeling of controle. Mijn leidinggevende heeft gezien dat ik mijn veiligheidshandschoenen niet droeg of mijn 5S was niet naar wens. Heftige emoties kunnen naar boven komen zoals boosheid, angst en frustratie. Er kunnen dan reacties zijn zoals: “er is iets niet goed, ik ben niet goed bezig, er moet iets gecorrigeerd worden, deze feedback is onterecht”, enzovoort. Geef tijdens je rondgangen bij voorkeur feedforward waarbij je focust op de toekomst. Bij feedforward ga je de nadruk leggen op de acties en gedrag die leiden tot verbetering en wat jouw medewerker anders zou kunnen doen de volgende keer. Feedforward wordt veel minder persoonlijk genomen. Je medewerkers wijzen op ‘goed doen in de toekomst’ blijkt ook veel productiever dan hen expliciet op de fouten te wijzen. Vanuit veiligheidsdiscipline wil je natuurlijk enkel veilig gedrag op de werkvloer en vraag je de medewerker in kwestie om zijn gedrag onmiddellijk aan te passen. Daarbij laat je jouw medewerker ook reflecteren over de toekomst en hoe dit gedrag een gewoonte kan worden. Het gaat hier niet over de woorden feedback of feedforward, maar vooral over hoe je de boodschap helder overbrengt en de andere persoon uitnodigt om te reflecteren over zijn gedrag en aan te passen.
Een voorbeeld om te verduidelijken. Bij feedback zeg je: “je hebt een verkeerd type veiligheidshandschoenen aan". Bij feedfoward stop je eveneens onveilig gedrag en geef je jouw medewerkers de ruimte om zelf te reflecteren over wat ze eventueel anders of juister zouden kunnen doen. Je zegt dan bijvoorbeeld: ik merk dat je dit type handschoenen draagt, wat maakt dat je dit type draagt voor deze activiteit terwijl een ander type is voorgeschreven. Hoe kan je er de volgende keer voor zorgen dat je steeds het juiste type draagt?”
Wanneer je negatieve feedback geeft in het bijzijn van anderen bekom je een piek van stresshormonen.
Met negatieve feedback trek je onmiddellijk de aandacht! Soms is dit nodig om een medewerker wakker te schudden en zeker wanneer je het gevoel hebt dat je boodschap niet doordringt. Als je beslist om negatieve feedback te geven, dan moet het gaan over ernstige zwakke punten, zelfgenoegzaamheid of belangrijke inbreuken. Negatieve feedback doe je best privé tijdens een individueel gesprek met je medewerker en niet in het bijzijn van anderen. Een piek van stresshormonen bekom je bij je medewerkers wanneer je negatieve feedback geeft in het bijzijn van anderen. Het feit dat anderen horen dat je een fout hebt gemaakt kan op zich al tot gevolg hebben dat je medewerker hierover een beschaamd of vernederd gevoel aan overhoudt. Uit onderzoek blijkt dat sociale veroordeling dezelfde paden in de hersenen activeert dan die die fysieke pijn verwerken. Vernedering doet echt pijn. Maar het reikt veel verder! Je medewerkers die getuige zijn van het negatieve feedbackmoment denken dan dat ze de volgende kunnen zijn, en dat heeft een negatieve impact op het vertrouwen en de sfeer in het team. Speel ook kort op de bal en geef onmiddellijk feedback. Hoe langer je wacht met het benoemen van onacceptabel en afwijkend gedrag, hoe minder je medewerkers je feedback zal aanvaarden precies omwille van het lange oogluikend toestaan.
Door direct waardering te geven boost je de aanmaak van dopamine in de hersenen en is het goed-gevoel-effect het grootste.
Wat de juiste verhouding is tussen lof en kritiek is een lastige vraag en hierover is er nog geen eenduidig antwoord. Wat wel duidelijk is, is dat beide echt wel nodig zijn. Zie je veilig gedrag op de werkvloer, geef dan onmiddellijk positieve feedback. Uit onderzoek blijkt dat de aanmaak van dopamine (gelukshormoon) bij je medewerker het hoogst is wanneer je feedback direct en onverwachts geeft.
Maak je ook geen zorgen dat je dit te veel doet. Zorg er vooral voor dat het authentiek overkomt en dat het gaat over veilig gedrag dat je verwelkomt. Op deze manier motiveer je medewerkers en teams met jouw feedback om te blijven doen waar ze goed in zijn en dit zal ervoor zorgen dat ze hun werk veilig verderzetten met nog meer vastberadenheid.
Met feedback loops kan je heel snel weerstand detecteren in je organisatie en achterhalen wat er speelt.
Als bijvoorbeeld blijkt uit de observaties dat meerdere medewerkers geregeld een bepaalde handeling uitvoeren zonder de voorziene veiligheidshandschoenen, dan is een ‘ feedback loop’ op team of organisatie niveau aan de orde. Wat maakt dat deze regel niet ten volle wordt nageleefd in mijn afdeling of organisatie? Misschien ligt het aan het type veiligheidshandschoen, of wordt de regel als niet zinvol ervaren, of wordt de risico-analyse in vraag gesteld? Bij niet zinvolle veiligheidsrichtlijnen of -handelingen kan zelf de hele organisatie zich verzetten tegen de uitvoering ervan en dit wordt best snel in de kiem gesmoord! Als leidinggevende kan je met je feedback loops heel snel weerstand detecteren en achterhalen wat er speelt. Zie feedback vooral als tweerichtingsverkeer en een bron van informatie over weerstand, stressfactoren enz.
Meer weten?
Wil je bouwen aan een cultuur van meer waardering, feedback en feedforward toegespitst op de dagdagelijkse praktijk van de operationele werkvlore? Graag geven we vrijblijvend toelichting over de unieke en eigen ontwikkelde leer- en spelvormen van BoostFactor om samenwerking, veiligheid, leiderschap, en operationeel resultaat te versterken. Contacteer ons via info@boostfactor.be of 0468 10 36 27.
Bron:
Godts, I., Topsnelheid op de industriële werkvloer – hoe je met mindset-based leiderschap kan bouwen aan betrokken en wendbare medewerkers, die Keure.
Zak, P.J., Trust Factor, The Science of Creating High-performance Companies, Amacom, 2017.